Ciclo PDCA

El Ciclo PDCA es una herramienta de Resolución de Problemas que propone 4 Pasos para alcanzar Objetivos de manera eficiente.

• Su nombre es un acrónimo de los Pasos sugeridos: Planificar, Hacer (Do), Comprobar, Actuar.

 

Estos pasos pueden (y deben) repetirse cíclicamente para mejorar los resultados obtenidos.

 

Al igual que en otras Herramientas de Mejora Continua, cuanto más repites el ciclo, más cerca estás de encontrar la solución o alcanzar el objetivo final.

1. Planificar: En este Primer paso, debes:

• Definir el Problema o el Objetivo que quieres Alcanzar.
• Diseñar una Estrategia o Método para ello.

 

2. Hacer (Do): En este Paso, debes:

• Implementar las Acciones Necesarias para llevar a cabo el Plan.

 

3: Comprobar: En este Paso, debes:

• Comprobar los Resultados obtenidos.
• Elegir y Usar las Métricas Adecuadas.
• Averiguar Qué ha funcionado y qué no.

 

4: Actuar: En este Paso, debes:

• Adaptar las Modificaciones que han demostrado funcionar.
• Diseñar un nuevo Plan para arreglar aquello que aún no funciona.

 

Este Ciclo debe repetirse con frecuencia:

• Si no has sido capaz de alcanzar tu Objetivo Inicial, debes repetirlo hasta que lo logres.
• Si has alcanzado tu Objetivo Inicial, debes buscar el Siguiente.

 

Veamos un primer ejemplo para que lo entiendas mejor:

 

Imagina que tienes un Restaurante especializado en costillas.

• Te va bastante bien, pero recientemente, tus costillas no son tan apreciadas como lo eran.
  • Intuyes que los Clientes están un poco «cansados» de tu receta.

 

Quieres elaborar una Nueva Receta que vuelva locos a tus Clientes.

 

Dado que no eres una persona demasiado metódica, decides usar el Modelo PDCA:

 

Planificar

 

Tu objetivo es descubrir una nueva Receta exitosa para tus Costillas.

Para ello:

• Empezarás ofreciendo 5 alternativas a tus Clientes.
• Cada semana, mantendrás las 3 mejores, e introducirás 2 nuevas.

Usarás un proceso iterativo para averiguar qué ingredientes y procesos de cocinado gustan más a tus Clientes.

 

Hacer (Do)

 

En la primera semana, preparas las 5 mejores recetas que conoces, enumerando todos los ingredientes que cada una de ellas tiene y el proceso de cocción.

• Una vez tienes feedback, introduces modificaciones.

 

Comprobar

 

Al final de cada semana, compruebas las recetas más exitosas.

• Los ingredientes que tienen (especias, cantidad de sal, proveedor de costillas, etc).
• El proceso de cocción utilizado (qué carbón has usado, cuanto tiempo has empleado, etc).

Tu objetivo en este paso es ver si tus recetas están yendo en la dirección correcta.

 

Actuar

 

Una vez has comprobado tus mejores recetas, analizas y decides qué nuevas recetas usarás la próxima semana.

 

Resultado:

• Después de 3 meses de investigación, das con una receta exitosa que ha sido la más gustada durante 4 semanas seguidas.

Es posible que ahora mismo estés pensando que este Modelo pude ser usado de maneras muy diferentes, en situaciones diferentes.

 

Pero ¿Porqué es tan importante que lo uses?

En general, la gente tiende a ser caótica cuando busca soluciones a sus problemas.

• Además, todos tendemos a conformarnos con la primera solución que encontramos.
  • Una vez encontramos una «solución», no solemos buscar otra opción mejor.

 

El Ciclo PDCA ofrece 4 sencillos Pasos a seguir, y alienta a mejorar los Resultados de manera Continua.

Como solemos decir: Sólo porque algo sea intuitivo, no tiene porqué ser obvio.

 

Y ¿Cuándo utilizar este Método?

Este es uno de las pocos métodos que pueden ser utilizados en cualquier situación.

 

Aún si no los usas explícitamente, puedes actuar de acuerdo a su principio:

• Planificar algo, Hacerlo, Comprobar Resultados y Modificar aquello que debe ser mejorado.

 

Es un Método flexible y sencillo que puede ser de mucha utilidad:

• Para Empezar nuevos Proyectos.
• Para mejorar un Producto o Servicio.
• Para mejorar las Habilidades Personales.
• etc.

 

Lo puedes usar hasta para perder algunos kilos.

Ahora, compartiremos contigo algunos ejemplos de diferentes situaciones en las que el Modelo PDCA puede ser de gran ayuda.

 

Empecemos:

 

Ahora, imaginemos que te has montado tu propia Tienda de Ropa.

• Sin embargo, aún no tienes claro qué Línea de Producto se ajustaría mejor a las preferencias de tus Clientes.

 

Decides utilizar el Ciclo PDCA:

 

Planificar

 

Cada 2 semanas, introducirás 2 Nuevas Líneas de Productos.

Al final de esas 2 semanas, decidirás:

• Qué Productos han atraído más Clientes.
• Qué Productos han dado más Beneficio.

 

Dependiendo de los Resultados Obtenidos, decidirás qué Nuevas Líneas de Productos Introducirás en las siguientes 2 semanas.

• Repetirás este proceso durante los próximos 6 meses.

 

Hacer (Do)

 

Cada 2 semanas, Introduces 2 Nuevos Productos.

Promocionarás estos Productos como Oportunidades Especiales.

• De esta manera no darás sensación de actuar caóticamente ante tus Clientes.

 

Comprobar

 

Al final de cada 2 semanas, analizas tus resultados:

• Número de Clientes que has recibido.
• Preferencias de los Clientes.
• Beneficios obtenidos.

¿Han surtido efecto los Cambios?

 

Actuar

 

Finalmente, decides qué nuevas Líneas de Producto introducirás en las siguientes 2 semanas.

• Dado que necesitarás tiempo para hablar con tus proveedores, introducirás 1 mes de carencia en tus operaciones.

 

Los productos que funciones mejor, te darán una idea de lo que hacer.

 

Resultado:

• Tras 6 meses, das con la Línea de Producto que mejor se adapta a los Gustos de tus Clientes y maximiza tu beneficio.

 

Ahora, imaginaremos que acabas de empezar tu Propio Blog ( o canal de YouTube).

• Te encanta escribir, pero no estás seguro de qué tendría más éxito, en cuanto a trafico se refiere.
  • Esta es una situación muy común.

 

Por tanto, decides usar el Ciclo PDCA:

 

Planificar

 

Dado que Google necesita tiempo para Clasificar el contenido correctamente, harás un plan a 1 año vista.

 

Los primeros 6 meses, escribirás sobre 5 Temas diferentes que te gusten.

• Si quieres tener éxito con tu Blog, necesitas amar aquello sobre lo que escribes.

 

Después de esos 6 meses, decidirás sobre qué 3 Temas escribirás en los siguientes 6 meses.

• Eligiendo, por supuesto, los 3 Temas más populares.

 

Finalmente, después de 1 año, elegirás el Tema Principal de tu Blog.

 

Hacer (Do)

 

Cada semana, escribirás 2 buenas Publicaciones.

• En los primeros 6 meses, habrás escrito 10 Publicaciones de cada Tema.

 

Comprobar

 

Después de 6 meses, analizas:

• Qué Temas han sido más populares.
• Qué Estructura de Publicación ha sido más exitosa (en apariencia y extensión).

Google ofrece una infinidad de herramientas y métricas para ello.

 

¿Han sido Acertadas tus asunciones y Predicciones?

 

Actuar

 

Después de 6 meses, decides en qué Temas centrarte y qué Estructura seguirás en los siguientes 6 meses.

 

Resultado:

• Después de un año exhaustivo, finalmente, encuentras tu Nicho adecuado, y tus Resultados no paran de mejorar.

 

Ahora, eres un Entrenador Personal.

• Tienes varios clientes a los que entrenas de manera regular.

Estás pensando en un nuevo tipo de Entrenamiento, pero no estás seguro de cómo diseñarlo.

 

 

Utilizarás, de nuevo, el Ciclo PDCA:

 

Planificar

 

Decides ofrecer a 4 de tus Clientes un nuevo método de entrenamiento.

Probarás diferentes versiones de él y medirás la Pérdida de Peso conseguida y la satisfacción del Cliente en cada caso.

 

Tras 2 meses, decidirás qué modificaciones puedes hacer a cada método de entrenamiento y repetirás el proceso con 4 Clientes nuevos.

 

Harás este Ciclo 3 veces: Necesitarás 6 meses.

 

Hacer (Do)

 

Cada semana, preparas el entrenamiento de tus 4 Clientes Especiales con cuidado, midiendo:

• Su satisfacción (con un rápido y sencillo test).
• Su pérdida de peso.
• Su salud en general.

 

Comprobar

 

Cada 2 meses, recopilas los resultados obtenidos y decides qué funciona mejor y qué no.

• Al hacer esto, puedes introducir más modificaciones para el entrenamiento de los nuevos 4 Clientes.

 

Actuar

 

Finalmente, introduces las modificaciones necesarias para los nuevos entrenamientos y lo ofreces a 4 Clientes diferentes.

 

Resultado:

• Tras 6 meses, acabas con un nuevo y efectivo entrenamiento que la gente adora.

El Ciclo PDCA es una herramienta de Resolución de Problemas que propone 4 Pasos para alcanzar Objetivos de manera eficiente.

• Su nombre es un acrónimo de los Pasos sugeridos: Planificar, Hacer (Do), Comprobar, Actuar.

 

Estos pasos pueden (o deberían) repetirse cíclicamente para mejorar los resultados obtenidos.

 

Los 4 Pasos propuestos son:

• Planificar: Preparar tus Objetivos y Estrategias.
• Hacer (Do): Tomar las acciones Necesarias.
• Comprobar: Comprobar tus Resultados.
• Actuar: Introducir los cambios necesarios.

 

En general, la gente tiende a ser caótica al buscar soluciones para sus problemas.

• El Ciclo PDCA ofrece 4 sencillos pasos a seguir.

 

Es un modelo muy simple y sencillo que puede ser usado en muchas situaciones.