¿Qué es la Matriz de Eisenhower?

La Matriz de Eisenhower es una Herramienta que ayuda a Priorizar las Tareas, en base a su Urgencia e Importancia.

  • Su nombre proviene del Presidente número 34 de EEUU:
    • Dwight David Eisenhower.

 

Para ello, propone clasificar las Tareas dependiendo de si son:

  • Importantes o No Importantes.
  • Urgentes o No Urgentes.

 

Basándose en estas categorías, sugiere las siguientes 4 Priorizaciones:

  • Hacer.
  • Planificar.
  • Delegar.
  • Eliminar.

Las Cuatro Opciones de la Matriz de Eisenhower

1. Hacer: Tareas Importantes y Urgentes que deben llevarse a cabo de Inmediato.

  • Estas Tareas no pueden esperar, y suelen ser Problemas Serios e Inesperados.

 

2. Planificar: Tareas Importantes pero No Urgentes que deberán hacerse con el Tiempo.

  • Estas Tareas deben llevarse a cabo, pero no tiene porqué ser ahora.

 

3. Delegar:  Tareas No Importantes, pero sí Urgentes que pueden hacer terceras personas.

  • Puesto que no son Importantes, pueden ser Delegadas a «empleados comunes».

 

4. Eliminar: Tareas No Importantes y No Urgentes que consumen Tiempo y Recursos.

  • Estas Tareas no contribuyen nada y deben ser Eliminadas.

Matriz de Eisenhower

 

Sabemos que Diferenciar entre Urgente e Importante puede generar Confusión.

 

Eso es por lo que compartiremos un ejemplo que muestra muy bien esta diferencia:

Ejemplo de la Matriz de Eisenhower

 

Imagina que eres el Gerente de una empresa de Microchips.

 

Un día, en la reunión matutina, tu Equipo te da 4 Noticias:

 

  • Primera: Hay falta de Materias Primas. O encontráis un Nuevo Proveedor Hoy, o Mañana no podréis Producir.
    • Este Problema debe ser Resuelto Justo ahora.
      • Este es un asunto Importante y Urgente.

 

  • Segundo: Los Costes de Producción van a subir los próximos 4 meses debido a la demanda de Semiconductores.
    • Este Problema tiene que ser abarcado en las Próximas Semanas.
      • Es muy Importante, pero No Urgente.

 

  • Tercero: Hay un empleado que ha amenazado con denunciar a su Gerente por no ascenderle.
    • Esto tiene que Resolverse Ya, pero apenas afectará a las Operaciones de la Empresa.
      • Este problema No es Importante pero sí Urgente.

 

  • Cuarto: Algunos empleados sugieren que el Logo de la Empresa debería modificarse para ser más «amigable».
    • Esto implica muchas reuniones de gente opinando… Para Nada.
      • Este Problema No es Importante y No es Urgente.

Como solemos decir: Somos conscientes de que este modelo parece un poco Simplista.

  • Además, parece tan intuitivo que casi parece inútil.

 

Pero, créenos: Es muy útil.

  • Especialmente, cuando trabajas en ambientes estresantes.

 

Dado que hemos usado este Modelo de Priorización bastantes veces, te diremos cómo lo usamos.

  • Por si no lo sabes, hemos trabajado en Capital Riesgo durante años.

¿Cómo se Aplica la Matriz de Eisenhower?

Es una Guía que tienes que Recordar siempre que hagas múltiples Tareas.

  • Siempre que tengas que Priorizar Tareas, piensa en las 4 Categorías de esta Matriz.

 

La Matriz de Eisenhower nos hace diferenciar entre Urgencia e Importancia.

  • En Ambientes ajetreados, la Urgencia suele confundirse con la Importancia.

 

Si eres un Gerente, tendrás muchos asuntos Urgentes pero No Importantes: Delega.

  • Este Modelo enfatiza que, los asuntos No Importantes pero Urgentes tienen que ser Delegados.

 

Hay ciertas Tareas que no compensan el Esfuerzo que Requieren.

  • Este Modelo te alienta a Eliminar estas tareas Inútiles.

La mejor manera de entender la Matriz de Eisenhower y cómo puedes usarla, es con algunos ejemplos:

Ejemplos de la Matriz de Eisenhower

Hemos elegido 3 ejemplos diferentes de situaciones en las que la Matriz de Eisenhower puede ser de gran ayuda.

  • Situaciones Profesionales y del día a día.

 

Empecemos:

Diseñando una Web - Ejemplo de Matriz de Eisenhower

 

No importa si estás diseñando una Web para ti o para un Cliente.

Al diseñar una Web, tienes que tomar docenas de decisiones:

  • La Fuente.
  • Colores.
  • Las funcionalidades.
  • Imágenes.
  • El Logo.
  • etc.

 

Algunas de estas Tareas son Importantes y otras no, ni tampoco Urgentes.

La Matriz de Priorización de Eisenhower puede ser de gran ayuda en esta situación.

 

Según nuestra experiencia (con esta Web) al construir una Web, deberías:

 

Hacer: Primero, Resolver todo lo Necesario para garantizar:

  • Funcionalidad (errores, etc).
  • Las Fechas (si tienes Metas o Compromisos).

 

Planificar: Luego, debes desarrollar las Tareas relacionadas con la Optimización.

  • Velocidad de Carga.
  • Experiencia del Usuario.

 

Delegar: Más adelante, tienes que Delegar ciertas tareas a Diseñadores externos:

  • Diseñar el Logo.
  • Elegir los Colores Corporativos o Imágenes.

 

Eliminar: Por último, tienes que prescindir de ciertas tareas que no aportan nada.

  • Crear una Página de Facebook.
  • Implementar medidas de Seguridad adicionales.

Eliminar Malos Hábitos - Ejemplo de Matriz de Eisenhower

 

Todos tenemos malos Hábitos.

  • Hábitos que no nos aportan nada bueno.
    • Y, a veces, hasta nos hacen perder tiempo y energías.

 

Algunos de estos Malos Hábitos son obvios, pero otros no.

 

Puedes usar la Matriz de Eisenhower para averiguar qué Hábitos deberías Eliminar.

  • Demasiado Whatsapp.
  • Demasiado Facebook.
  • Demasiado Candycrush.
  • Demasiado tiempo en la Máquina de Café con tus compañeros.
  • etc.

 

Te recomendamos que pienses en todo lo que haces en tu día a día.

Prioriza tus Tareas usando la Matriz de Eisenhower…

  • Y deshazte de todo aquello que no merece tu Tiempo y esfuerzo.

Montarte un Negocio - Ejemplo de la Matriz de Eisenhower

 

¿Te has montado alguna vez tu propio negocio?

 

Si lo has hecho, ya sabes que en el momento en que Emprendes, te conviertes en un Monstruo multitarea.

  • De repente tienes que hacer… Un millón de cosas.

 

Priorizar es absolutamente esencial en los Negocios, Especialmente en los Pequeños.

  • ¿Porqué los Pequeños? Porque tienes que hacerlo todo por ti mismo.

 

Si empiezas tu propio Negocio, te recomendamos:

 

Primero, Hacer todo lo relacionado con asuntos legales.

  • Te puedes meter en problemas serios si no lo haces.

 

Planifica todo lo que implique Crecimiento a Futuro.

  • Al principio, tu Negocio sólo tiene que Sobrevivir y hacer dinero… Que no es poco.

 

Delegar todas las tareas relacionadas con tu Marca.

  • La Marca es importante, pero no puedes hacer mucho para mejorarla en un negocio Pequeño.

 

Eliminar todo lo que no potencie tu Negocio.

  • Gastar demasiado tiempo en el diseño.
  • Pensar demasiado en el Logo.
  • etc (depende del Negocio).

Resumen

La Matriz de Eisenhower es una Herramienta que ayuda a Priorizar las Tareas, en base a su Urgencia e Importancia.

 

Para ello, propone clasificar las Tareas dependiendo de si son:

  • Importantes o No Importantes.
  • Urgentes o No Urgentes.

 

Basándose en estas categorías, sugiere las siguientes 4 Priorizaciones:

  1. Hacer: Tareas Importantes y Urgentes que deben llevarse a cabo de Inmediato.
  2. Planificar: Tareas Importantes pero No Urgentes que deberán hacerse con el Tiempo.
  3. Delegar: Tareas No Importantes, pero sí Urgentes que pueden hacer terceras personas.
  4. Eliminar: Tareas No Importantes y No Urgentes que consumen Tiempo y Recursos.

 

¿Cómo funciona la Matriz de Eisenhower?

  • Es una Guía que tienes que Recordar siempre que hagas múltiples Tareas.
  • La Matriz de Eisenhower nos hace diferenciar entre Urgencia e Importancia.
  • Si eres un Gerente, tendrás muchos asuntos Urgentes pero No Importantes: Delega.
  • Hay ciertas Tareas que no compensan el Esfuerzo que Requieren.

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