Matriz de Eisenhower

La Matriz de Eisenhower es una Herramienta que ayuda a Priorizar las Tareas, en base a su Urgencia e Importancia.

• Su nombre proviene del Presidente número 34 de EEUU:
  • Dwight David Eisenhower.

 

Para ello, propone clasificar las Tareas dependiendo de si son:

• Importantes o No Importantes.
• Urgentes o No Urgentes.

 

Basándose en estas categorías, sugiere las siguientes 4 Priorizaciones:

• Hacer.
• Planificar.
• Delegar.
• Eliminar.

1. Hacer: Tareas Importantes y Urgentes que deben llevarse a cabo de Inmediato.

• Estas Tareas no pueden esperar, y suelen ser Problemas Serios e Inesperados.

 

2. Planificar: Tareas Importantes pero No Urgentes que deberán hacerse con el Tiempo.

• Estas Tareas deben llevarse a cabo, pero no tiene porqué ser ahora.

 

3. Delegar:  Tareas No Importantes, pero sí Urgentes que pueden hacer terceras personas.

• Puesto que no son Importantes, pueden ser Delegadas a «empleados comunes».

 

4. Eliminar: Tareas No Importantes y No Urgentes que consumen Tiempo y Recursos.

• Estas Tareas no contribuyen nada y deben ser Eliminadas.

Matriz de Eisenhower

 

Sabemos que Diferenciar entre Urgente e Importante puede generar Confusión.

 

Eso es por lo que compartiremos un ejemplo que muestra muy bien esta diferencia:

 

Imagina que eres el Gerente de una empresa de Microchips.

 

Un día, en la reunión matutina, tu Equipo te da 4 Noticias:

 

• Primera: Hay falta de Materias Primas. O encontráis un Nuevo Proveedor Hoy, o Mañana no podréis Producir.
  • Este Problema debe ser Resuelto Justo ahora.
    • Este es un asunto Importante y Urgente.

 

• Segundo: Los Costes de Producción van a subir los próximos 4 meses debido a la demanda de Semiconductores.
  • Este Problema tiene que ser abarcado en las Próximas Semanas.
    • Es muy Importante, pero No Urgente.

 

• Tercero: Hay un empleado que ha amenazado con denunciar a su Gerente por no ascenderle.
  • Esto tiene que Resolverse Ya, pero apenas afectará a las Operaciones de la Empresa.
    • Este problema No es Importante pero sí Urgente.

 

• Cuarto: Algunos empleados sugieren que el Logo de la Empresa debería modificarse para ser más «amigable».
  • Esto implica muchas reuniones de gente opinando… Para Nada.
    • Este Problema No es Importante y No es Urgente.

Como solemos decir: Somos conscientes de que este modelo parece un poco Simplista.

• Además, parece tan intuitivo que casi parece inútil.

 

Pero, créenos: Es muy útil.

• Especialmente, cuando trabajas en ambientes estresantes.

 

Dado que hemos usado este Modelo de Priorización bastantes veces, te diremos cómo lo usamos.

• Por si no lo sabes, hemos trabajado en Capital Riesgo durante años.

Es una Guía que tienes que Recordar siempre que hagas múltiples Tareas.

• Siempre que tengas que Priorizar Tareas, piensa en las 4 Categorías de esta Matriz.

 

La Matriz de Eisenhower nos hace diferenciar entre Urgencia e Importancia.

• En Ambientes ajetreados, la Urgencia suele confundirse con la Importancia.

 

Si eres un Gerente, tendrás muchos asuntos Urgentes pero No Importantes: Delega.

• Este Modelo enfatiza que, los asuntos No Importantes pero Urgentes tienen que ser Delegados.

 

Hay ciertas Tareas que no compensan el Esfuerzo que Requieren.

• Este Modelo te alienta a Eliminar estas tareas Inútiles.

La mejor manera de entender la Matriz de Eisenhower y cómo puedes usarla, es con algunos ejemplos:

Hemos elegido 3 ejemplos diferentes de situaciones en las que la Matriz de Eisenhower puede ser de gran ayuda.

• Situaciones Profesionales y del día a día.

 

Empecemos:

 

No importa si estás diseñando una Web para ti o para un Cliente.

Al diseñar una Web, tienes que tomar docenas de decisiones:

• La Fuente.
• Colores.
• Las funcionalidades.
• Imágenes.
• El Logo.
• etc.

 

Algunas de estas Tareas son Importantes y otras no, ni tampoco Urgentes.

La Matriz de Priorización de Eisenhower puede ser de gran ayuda en esta situación.

 

Según nuestra experiencia (con esta Web) al construir una Web, deberías:

 

Hacer: Primero, Resolver todo lo Necesario para garantizar:

• Funcionalidad (errores, etc).
• Las Fechas (si tienes Metas o Compromisos).

 

Planificar: Luego, debes desarrollar las Tareas relacionadas con la Optimización.

• Velocidad de Carga.
• Experiencia del Usuario.

 

Delegar: Más adelante, tienes que Delegar ciertas tareas a Diseñadores externos:

• Diseñar el Logo.
• Elegir los Colores Corporativos o Imágenes.

 

Eliminar: Por último, tienes que prescindir de ciertas tareas que no aportan nada.

• Crear una Página de Facebook.
• Implementar medidas de Seguridad adicionales.

 

Todos tenemos malos Hábitos.

• Hábitos que no nos aportan nada bueno.
  • Y, a veces, hasta nos hacen perder tiempo y energías.

 

Algunos de estos Malos Hábitos son obvios, pero otros no.

 

Puedes usar la Matriz de Eisenhower para averiguar qué Hábitos deberías Eliminar.

• Demasiado Whatsapp.
• Demasiado Facebook.
• Demasiado Candycrush.
• Demasiado tiempo en la Máquina de Café con tus compañeros.
• etc.

 

Te recomendamos que pienses en todo lo que haces en tu día a día.

Prioriza tus Tareas usando la Matriz de Eisenhower…

• Y deshazte de todo aquello que no merece tu Tiempo y esfuerzo.

 

¿Te has montado alguna vez tu propio negocio?

 

Si lo has hecho, ya sabes que en el momento en que Emprendes, te conviertes en un Monstruo multitarea.

• De repente tienes que hacer… Un millón de cosas.

 

Priorizar es absolutamente esencial en los Negocios, Especialmente en los Pequeños.

• ¿Porqué los Pequeños? Porque tienes que hacerlo todo por ti mismo.

 

Si empiezas tu propio Negocio, te recomendamos:

 

Primero, Hacer todo lo relacionado con asuntos legales.

• Te puedes meter en problemas serios si no lo haces.

 

Planifica todo lo que implique Crecimiento a Futuro.

• Al principio, tu Negocio sólo tiene que Sobrevivir y hacer dinero… Que no es poco.

 

Delegar todas las tareas relacionadas con tu Marca.

• La Marca es importante, pero no puedes hacer mucho para mejorarla en un negocio Pequeño.

 

Eliminar todo lo que no potencie tu Negocio.

• Gastar demasiado tiempo en el diseño.
• Pensar demasiado en el Logo.
• etc (depende del Negocio).

La Matriz de Eisenhower es una Herramienta que ayuda a Priorizar las Tareas, en base a su Urgencia e Importancia.

 

Para ello, propone clasificar las Tareas dependiendo de si son:

• Importantes o No Importantes.
• Urgentes o No Urgentes.

 

Basándose en estas categorías, sugiere las siguientes 4 Priorizaciones:

1. Hacer: Tareas Importantes y Urgentes que deben llevarse a cabo de Inmediato.
2. Planificar: Tareas Importantes pero No Urgentes que deberán hacerse con el Tiempo.
3. Delegar: Tareas No Importantes, pero sí Urgentes que pueden hacer terceras personas.
4. Eliminar: Tareas No Importantes y No Urgentes que consumen Tiempo y Recursos.

 

¿Cómo funciona la Matriz de Eisenhower?

• Es una Guía que tienes que Recordar siempre que hagas múltiples Tareas.
• La Matriz de Eisenhower nos hace diferenciar entre Urgencia e Importancia.
• Si eres un Gerente, tendrás muchos asuntos Urgentes pero No Importantes: Delega.
• Hay ciertas Tareas que no compensan el Esfuerzo que Requieren.