Ley de Parkinson

La Ley de Parkinson es un principio que afirma que el tiempo que lleva hacer una tarea, tiende a extenderse hasta ocupar todo el tiempo del que se dispone.

• Su nombre procede de la persona que lo inventó: Cyril Parkinson.

 

Este Principio resalta nuestra Tendencia a la Ineficiencia, cuando tenemos más tiempo del que realmente necesitamos.

Esta Ley tiene muchas implicaciones en la Gestión de Negocios y Productividad Personal.

 

¿Qué Implicaciones?

1. Tener más tiempo para hacer una tarea, no siempre implica que se hará mejor.

• De hecho, la probabilidad de malgastar ese tiempo extra, es muy alta.

 

2. Es importante analizar qué tareas tienen más tiempo reservado, del que realmente necesitan.

• Algunas tareas pueden estar malgastando tiempo.

 

3. Es mejor empezar asignando poco tiempo a las nuevas tareas.

• E incrementarlo, de ser necesario.

 

4. Es mejor evaluar el trabajo por Objetivos que por tiempo dedicado.

• El Tiempo, es una variable imprecisa para evaluar productividad.

 

La Ley de Parkinson nos recuerda que el Tiempo es una Métrica en la que no se pude confiar.

 

Veamos un primer ejemplo, para que lo entiendas mejor:

 

Este es un ejemplo real que nos ocurrió hace algunos años.

 

En una compañía que estábamos analizando (veíamos si invertir en ella o no) teníamos un Contable externo.

• Preparaba los Balances anuales y trimestrales.

 

Siempre lo tenía todo listo a tiempo, pero si necesitaba algún documento a las 16:00, lo tenía a las 15:59.

 

Un día, nos dimos cuenta de que habían algunos errores en el Balance de la empresa, del año anterior.

• No era culpa suya, sino del antiguo Contable.

 

Teníamos que re-hacer todo el Balance en 3 días, dado que teníamos una reunión importante con un Banco.

• Teníamos que enseñarles la evolución financiera de la Compañía.

 

La sorpresa fue: Pudo hacerlo en 2 días.

• Cuando tenía semanas para hacer prácticamente la misma tarea, necesitaba las 2 semanas enteras.

 

No estamos diciendo que fuese vago.

• Seguramente, quería pulir el documento tanto, que malgastaba demasiado tiempo en ello.

Nuestra intención no es que empieces a desconfiar de todo el mundo.

• De hecho, no deberías.

 

Queremos advertirte sobre la Naturaleza Humana.

• Todos hacemos esto.

 

Esto es por lo que esta teoría es tan importante.

La Ley de Parkinson es muy importante, porque:

• Puede ayudar a Organizar, Optimizar y Gestionar las Tareas de las Empresas.
• Puede ayudar a hacerte más eficiente en tus rutinas diarias.

 

El aspecto más interesante de este principio es que está basado en pura psicología.

No es una Herramienta creada artificialmente.

 

Describe Cómo nos comportamos y nos advierte sobre ello.

Esto es lo que más nos gusta de esta «Ley»:

• Que es algo, que nunca olvidas, una vez la conoces.

 

Pero… ¿Cómo puedes usarla? ¿Cómo puedes sacarle partido?

Hay muchas maneras en las que puedes usar este principio y sacarle partido.

 

Te sugerimos estas:

• Reducir el tiempo dedicado a tus tareas.
  • Tanto en las laborales, como en las personales.

 

• Encontrar la cantidad de tiempo óptima para hacer algo.
  • Reduciendo progresivamente el tiempo dedicado a ello.

 

• Planificarse con Objetivos, siempre.
  • En lugar de basarse en Tiempo dedicado.

 

• Ser ambicioso con los Plazos.
  • Es posible que las tareas puedan hacerse más rápido de lo esperado.

 

• No ser demasiado Perfeccionista si requiere demasiado tiempo.
  • Cuando no dispones de él.

 

Ahora, veamos algunos ejemplos:

Ahora compartiremos algunos ejemplos contigo.

• Hemos elegido diferentes Sectores en los que la Ley de Parkinson juegan un papel importante.

 

Empecemos:

 

Las tareas relacionadas con el Diseño requieren mucho tiempo.

¿Por qué?

 

Porque es difícil dar por acabado alguna tarea artística.

• Siempre puedes añadir algo, pulirlo más, etc.

 

Nuestro Consejo

 

Además de los consejos que te hemos dado antes, te recomendamos:

• Involucra a tus Clientes, tanto como sea posible.

 

Hablando en plata, un alto porcentaje del tiempo empleado en tareas artísticas es estéril.

• Hay excepciones, por supuesto.

 

Los Artistas tienden a perderse en sus diseños.

• Siempre quieren que todo esté perfecto, y la perfección no existe.

 

Si tus Clientes orientan tu trabajo, pronto, no necesitarás docenas de alternativas.

• Cíñete a lo que quieren.

 

Si alguna vez has trabajado en un proyecto de construcción, sabes que a veces, lleva el mismo tiempo construir un edificio de 3 plantas, que uno de 6.

• De nuevo, este ejemplo puede ser muy matizado.

 

¿Y por qué pasa esto?

Porque hay muchos proveedores y empresas involucradas, y cada una de ellas, tiene diferentes plazos.

• Normalmente, la empresa que necesita más tiempo, es la que marca el paso.

 

Nuestro Consejo

 

En este tipo de Compañías, donde hay Plazos que cumplir, es difícil no tener gente con más tiempo del que necesita.

• La Eficiencia en el sector de la Construcción, es algo complicado.

 

A veces, incluso es posible, que todo el mundo tenga tiempo de sobra, pero que los plazos sean imposibles de cumplir.

• ¿Por qué? Por cómo se coordinan las personas.

 

Eso es por lo que te sugerimos esto:

• Céntrate en que haya una Coordinación fluida entre las diferentes partes involucradas.

 

Bueno… no podríamos hablar de ineficiencias en la gestión del tiempo, y no hablar de la Administración Pública.

• Lo sentimos, pero esto pasa en todos lados, sin importar donde vivas.

 

¿Pero por qué pasa?

 

Porque los Funcionarios de la Administración no suelen tener Plazos que cumplir.

• Y, como nos dice esta Ley, eso les empuja hacia la ineficiencia.

 

No es culpa suya como Individuos, es un Problema causado por cómo está diseñado el Sistema.

 

Nuestro Consejo

 

En trabajos con Plazos difusos o no existentes, lo mejor que puedes hacer es Recompensar la Productividad.

• Una buena Recompensa: Olvídate de regalar una taza.

 

Esto se recomienda para Trabajos que implican tareas desarrolladas por Profesionales Individuales.

• Donde es difícil adoptar Plazos estrictos y es fácil hacer seguimiento de cuánto ha trabajado cada empleado.

 

Los Bancos y la Administración Pública, son casi lo mismo.

• Entidades enormes, sin casi Plazos.

 

Sabemos de primera mano cómo de frustrante es esperar 5 meses para una respuesta de un Banco.

 

Nuestro Consejo

 

Si tienes que gestionar situaciones o empleados que trabajan en grandes Corporaciones (parecidas a los Bancos) deberías centrarte en:

• Introducir Plazos Ambiciosos para las Tareas Grandes y Complejas.
• Hacer un Seguimiento de la Productividad de las Tareas sencillas.

 

En la Administración Pública, es un poco difícil, pero en las Grandes Corporaciones, no tienes problema en Controlar la Productividad de los empleados.

• En la Administración Pública es difícil, debido a los Derechos Laborales de los Funcionarios.

La Ley de Parkinson afirma que el tiempo que lleva hacer una tarea, tiende a extenderse hasta ocupar todo el tiempo del que se dispone.

• Resumiendo: Cuando tenemos más tiempo del que necesitamos, lo malgastamos.

 

Esta Ley tiene diferentes implicaciones, de las que resaltaríamos:

1. Tener más tiempo para hacer una tarea, no siempre implica que se hará mejor.
2. Es importante analizar qué tareas tienen más tiempo reservado, del que realmente necesitan.
3. Es mejor empezar, asignando poco tiempo a nuevas tareas.
4. Es mejor evaluar el trabajo por Objetivos que por tiempo dedicado.

 

¿Cómo usar la Ley de Parkinson?

• Reducir el tiempo dedicado a tus tareas.
• Encontrar la cantidad de tiempo óptima para hacer algo.
• Planificarse con Objetivos, siempre.
• Ser ambicioso con los Plazos.
• No ser demasiado Perfeccionista si requiere demasiado tiempo.