Matriz RACI

La Matriz RACI es un Método de Planificación Operacional que asigna responsabilidades a todos los involucrados en un Proyecto, estableciendo 4 Roles.

 

El objetivo principal de esta herramienta es Delimitar las Responsabilidades y Evitar las Interferencias.

• Por ello, también se la conoce como Matriz de Roles y Responsabilidades.

 

Su nombre es un acrónimo de los 4 Roles sugeridos, en Inglés:

• Responsable.
• Accountable, que la traduciremos como Administrador.
• Consultado.
• Informado.

 

Ahora veremos a qué se refieren exactamente estos Roles, y cómo se construye una Matriz con ellos:

Responsable: Es el Individuo o Grupo que tiene que hacer una Tarea.

• El/los que se mancharán las manos.

 

Administrador: La persona que se Responsabilizará de que la Tarea se haga bien.

• Una sola persona; Comúnmente, el Jefe o el Responsable (el anterior Rol).

 

Consultado: Individuo o Grupo al que se Consultará.

• Normalmente, porque tienen conocimiento relacionado con el Proyecto.

 

Informado: El Individuo o Grupo al que se Informará de los Progresos.

• Normalmente, el Coordinador o Gerente.

 

Veamos un primer ejemplo para que lo entiendas mejor:

SpaceX es una compañía aeroespacial que fabrica cohetes, y ofrece servicios de transporte.

• Transporta Satélites, Suministros en estaciones espaciales, etc.

 

Una especie de NASA privada.

Misión de SpaceX.

 

Y ¿Quién es el fundador y CEO de esta empresa?

• Elon Musk.

Elon Musk: Fundador y CEO de SpaceX

 

En proyectos aeroespaciales, necesitas que todo salga a la perfección.

• De lo contrario, te puede costar la vida de la tripulación y millones de euros.

 

Seguro que tienen Matrices de responsabilidad enormes pero, imaginemos qué pinta podría tener una Matriz RACI en alguno de sus proyectos:

Ejemplo de Matriz RACI – SpaceX

 

Como puedes ver, Elon Musk es el Administrador del Diseño del Cohete.

• Eso es porque él es el «Ingeniero Jefe» en SpaceX.

 

Sin embargo, los Ingenieros Aeroespaciales son los Responsables de diseñarlo.

• Seguro que Consultan a otros Ingenieros pero, ellos hacen los números y el diseño.

 

En el resto de las tareas desarrolladas en SpaceX, Elon Musk sólo es Informado o ligeramente Consultado.

• No puede estar en todo.

Como puedes ver, aún si eres el Fundador y CEO de una Empresa, sólo serás Responsable (Administrador) de lo que estés directamente al cargo.

• Si hubiésemos hablado de Métricas Financieras, como Beneficios, Elon Musk habría tenido más Roles de Administrador.

 

Por eso es tan importante esta Herramienta.

 

Porque ayuda a evitar interferencias entre los diferentes departamentos y profesionales.

• Estas interferencias pueden acabar matando un proyecto:
  • Jefes entrometidos.
  • Responsabilidades que se desvanecen.
  • Retoques interminables.
  • etc.

 

Ahora, veamos cómo construir una Matriz RACI:

Estos son los Pasos que recomendamos para construir una Matriz RACI.

Es posible que parezcan obvios, pero créenos, es mucho más fácil y efectivo si los siguen en este orden:

 

Primero, deberías describir las diferentes Tareas a realizar.

• Cuanto más Concisas, Definidas y Sencillas, mejor.

 

Segundo, debes identificar a los Profesionales involucrados en las Tareas.

• Ya desempeñen un papel pequeño o uno grande.

 

Tercero, deberías establecer quiénes harán el Trabajo.

• Serán los Responsables.

 

Cuarto, deberías buscar otros profesionales a quienes se podría Consultar.

• Serán los Consultados.

 

Quinto, tienes que encontrar a alguien que se encargará de que se haga todo Correctamente.

• Será el Administrador.

 

Finalmente, deberías decidir quién será Informado durante todo el proceso.

• En otras palabras, tienes que decidir quién tendrá el rol de Informado.

 

Error común:

Mucha gente que hace Matrices RACI acaba asignando todos los roles a todo el mundo.

• Esto es una estupidez, y vuelve a esta herramienta algo inútil.

Intenta asignar un sólo rol a una persona o equipo.

 

Antes de darte más ejemplos, queremos mencionar que esta Matriz tiene varias versiones.

La más famosa es la Matriz RASCI.

La Matriz RASCI es la misma que la RACI, pero añade un factor adicional: Apoyo (Support).

 

¿Qué significa este Rol?

Es parecido al de Consultado, pero Considerando que el Apoyo sí realiza parte del trabajo mientras el Consultado, no.

 

No nos gusta esta concepción, porque preferimos considerar todo dentro de la categoría de Consultado.

• Recuerda: Cuanto más fácil sea la Herramienta, más la usarás.

Ahora que sabes qué es la Matriz RACI y cómo construirla…

 

… Es momento de ver más ejemplos:

Hemos elegido 3 ejemplos de situaciones reales, en las que la Matriz RACI puede ser de gran ayuda.

 

Veámoslas:

 

Imaginemos que tienes una empresa de diseño con 3 amigos.

 

Los 4 tenéis los mismos estudios y habilidades, así que es difícil decidir quién hace qué.

• Además, siempre estás discutiendo sobre… todo.

 

Por eso habéis decidido hacer una Matriz RACI:

Empresa de Diseño – Ejemplo de Matriz RACI

 

Como puedes ver, decidís alternar vuestros roles.

• Todos tendréis el papel R, A, C e I.

 

De esta manera, habrá un equilibrio perfecto en la carga de trabajo y responsabilidades.

 

En este ejemplo, asumiremos que un grupo de 4 personas están planeando abrir un Restaurante.

• Hay un Chef, un Arquitecto, un Ingeniero y un Comercial.

 

En esta situación, dado que todos tienen diferentes habilidades, es más fácil hacer una Matriz RACI:

Abrir un Restaurante – Ejemplo de Matriz RACI

 

Hay 2 cosas interesantes de esta Matriz RACI:

• Dado que el Restaurante aún no ha abierto, el Comercial no juega ningún Rol de Administrador.

 

• Al elegir proveedores de alimentos, el Chef jugará 2 roles: Responsable y Administrador.
  • No tendría sentido que otros estuviesen al cargo de estos roles.

 

Ahora imaginaremos que tienes un importante problema en la línea de producción, que hay que arreglar.

 

Hay 4 empleados involucrados en esta tarea:

El Operario, el Líder de Equipo, el Ingeniero y el Gerente.

 

Para arreglar esto, el Gerente decide crear una Matriz RACI:

Arreglar un Problema Industrial – Ejemplo de Matriz RACI

 

Como puedes ver, el Gerente es básicamente Informado:

• Es imposible que el Gerente esté al tanto de todos los detalles de todos los problemas de la línea de producción.

 

El Operario es el Responsable de contener el defecto…

• … Mientras el Ingeniero está a cargo de diseñar una solución robusta definitiva.

 

El Líder de Equipo (normalmente, al cargo de 5 a 10 Operarios) es normalmente el Administrador de las tareas desarrolladas en la Línea de Producción.

La Matriz RACI es un Método de Planificación Operacional que asigna responsabilidades a aquellos involucrados en un Proyecto, estableciendo 4 Roles.

• Responsable.
• Administrador.
• Consultado.
• Informado.

 

Esta herramienta ayuda a evitar interferencias entre los diferentes departamentos.

• Y, por lo tanto, optimiza los recursos disponibles.

 

Aunque tiene múltiples variantes, te sugerimos la más simple; la que tiene 4 roles.

• Es mejor tener una herramienta sencilla, que una compleja que no usarás.