Metodología Kanban

Como te habrás imaginado, este es otro método Japonés de mejora Productiva, que se puede utilizar en diferentes situaciones.

• Qué sería de nosotros sin los Japoneses.

Originalmente, el Método Kanban fue creado por Toyota como una Práctica que consistía en hacer el seguimiento de todos componentes de un Coche, asignándoles una «Carta» que era intercambiada entre los Proveedores y el Cliente-Ensamblador (Toyota).

Estas cartas eran monitoreadas mediante un Panel.

• Kanban, literalmente significa «Panel», en Japonés.

Hemos trabajado con muchas Industrias, y las más profesionales, usaban el Método Kanban.

Eso es por lo que con el paso de los años, mucha gente ha empezado a aplicar este Método fuera de las cadenas de Producción.

Hoy en día, todos conocemos el Método Kanban como una manera de hacer el seguimiento de las tareas que comprenden un Proyecto.

Algunos se creen que este Método sólo consiste en llenar todo de Post-Its.

Aunque parece muy obvio, este Método:

• Está diseñado para hacer seguimiento de las Tareas que tienen que hacerse, en lugar de los Problemas encontrados.
• Hace que tú, proactivamente, decidas qué actividades tienen que monitorearse.

Aquí, vamos a hablar de este concepto de Kanban, no del Clásico sistema de tarjetas.

• Con varios ejemplos.

Google está lleno de información sobre el Kanban, su origen, pilares principales, etc.

Hemos aplicado el Método Kanban cientos de veces en muchos de nuestros Proyectos.

Por lo tanto, queremos compartir contigo cómo puedes sacarle partido con un enfoque práctico.

Te proponemos la manera más sencilla y simple, basada en:

• Tareas a Realizar.
• Tareas en Desarrollo.
• Tareas Hechas.
• … Y Quién tiene que Realizar cada Tarea.

Plantilla Típica del Método Kanban.

Puedes crear esquemas mucho más complejos, pero haznos caso en esto:

• Cuanto más complejo sea tu Kanban, menos interés tendrán los miembros del equipo en seguirlo.

Antes de empezar a explicar cómo implementar este Método en tus Proyectos, explicaremos:

• ¿Porqué es tan importante?

Explicaremos nuestra propia experiencia profesional con el Método Kanban.

Como te hemos contado muchas veces, tenemos experiencia en la reestructuración de Empresas en quiebra.

Por ello, siempre hemos tenido que aprender rápido:

• Tienes que aprender muchas cosas en pocas semanas, antes de que las empresas caigan.
• Es extremadamente importante averiguar rápido si la empresa vale la pena, antes de invertir en ella.
• Durante este tiempo, tienes que controlar todo a la perfección.
  • Cada gasto tiene que estar totalmente justificado.
• Mucha gente alrededor tuyo sabe más que tú de muchas cosas de la empresa.

Además, al implementar el Método Kanban, todo el mundo lo ve inútil.

• «Sabemos perfectamente lo que tenemos que hacer» – Dicen.
• «Si hubieseis hecho todo tan bien como decís, no estaríais arruinados» – Solemos responder.

Después de 3 – 4 semanas, cuando la gente empieza a ver lo rápido que se mueve todo, se vuelven leales al Método.

Tan pronto empiezas a hacer seguimiento de las tareas a realizar, los empleados se dan cuenta de lo mal que habían estado trabajando.

Además, si estás liderando un Proyecto, te resultará mucho más sencillo si usas el Método Kanban.

Depende de si trabajas en equipo o sólo.

Al trabajar en Equipo, la Metodología Kanban debería ser obligatoria, pues:

• Serás capaz de monitorear la dedicación de los miembros del equipo al proyecto.
• El proyecto avanzará mucho más rápido.
• Serás capaz de identificar a los «miembros menos capaces».

Si trabajas sólo, también te recomendamos este Método, a no ser que seas una persona muy organizada.

• Tú pruébalo. Ya verás los resultados tú mismo.

Una vez dicho esto… ¿Qué deberías tener en cuenta al implementar el Método Kanban?

Como hemos mencionado antes, el Kanban se basa en clasificar todas las tareas que comprenden un Proyecto, en base a su Estado:

• Tareas a Realizar.
• Tareas en Progreso.
• Tareas Realizadas.

Te proponemos 3 simples pasos para implementar este Método de manera satisfactoria:

1. Identificar las diferentes Tareas a realizar.
2. Asignar adecuadamente estas Tareas.
3. Establecer un protocolo de seguimiento.

Veamos cómo hacer esto:

Es simple, pero no siempre fácil.

Consejos para identificar qué Tareas deberías de monitorear:

• Ve siempre de menos a más Importancia.
  • La primera semana, deberías asignar sólo las Tareas más Vitales.
  • Las siguientes semanas, puedes preocuparte de cosas menos importantes.

• Ten en cuenta la Relación entre las diferentes.
  • Algunas Tareas sólo pueden llevarse a cabo después de otras.
    • Por ejemplo: Instalar un programa de Ordenador, sólo se puede hacer, cuando tienes el hardware necesario.

• No intentes hacerlo todo «a la vez».
  • Este es un método orgánico; encontrarás nuevas Tareas importantes conforme avance el Proyecto.
    • No esperes encontrarlas todas la primera vez que las enumeres.

Este último punto es muy importante:

• Esta es una Herramienta viva; conforme avanzas, descubrirás nuevas Tareas que tendrán que desarrollarse y que son aún más importantes de las que ya has completado.

Si no has visto la película, tienes un problema (Tom Hanks, Gary Sinise, Kevin Bacon, Ed Harris y Bill Paxton… qué más decir).

La Misión original del Apollo 13, era llegar a la Luna.

• La NASA había estado preparándolo todo durante años.

Sin embargo, tuvieron problemas, y la Nave se vio seriamente dañada.

• La vida de la tripulación estaba en serio peligro.

De golpe, de un minuto a otro, sus prioridades cambiaron radicalmente.

• Su Objetivo ya no era llegar a la Luna, sino traer a la tripulación con vida.

Te hemos mencionado este ejemplo interesante para que entiendas lo que acabamos de decir:

• Que las Tareas esenciales, cambian a lo largo de la vida del Proyecto.

Ahora, uno de los pasos más delicados:

• Asignar las Tareas.

Una vez has identificado las Tareas Principales, es momento de decidir quién será el responsable de llevarlas a cabo.

• En ese momento, todo el mundo empieza a sudar, normalmente, porque hay Tareas que no quieren hacer.

Te daremos un buen consejo:

Antes de asignar Tareas, los miembros del equipo deberían compartir sus preferencias (en la medida de lo posible).

• Ni te imaginas lo fácil que es a veces asignar Tareas, atendiendo las preferencias de los miembros del equipo.

Siempre que sea posible, deberías garantizar que la gente haga las Tareas que les gustan más o, al menos, las que conocen mejor.

Esto depende totalmente del Proyecto que estés desarrollando:

• Si estás haciendo una Mejora pequeña.
• Si es un Proyecto con un presupuesto de un millón de euros.
• Si envías a alguien a la Luna, etc.

Pero, una cosa sí que será necesaria en todos estos ejemplos:

• Tener un Protocolo de Seguimiento.

Este Protocolo debe Establecer:

• Con qué Frecuencia se comprobarán estas Tareas.
• Fechas para completar las Tareas.
• Cuántas Tareas puede llevar a cabo cada miembro del grupo.

Resumiendo, tienes que tener en cuenta el Tiempo.

• De lo contrario, no serás capaz de establecer cómo de rápido avanza el Proyecto… o si Retrocede.

Ahora, te daremos algunos ejemplos del Método Kanban, y qué pinta debería tener.

Hemos usado unos ejemplos muy simplificados, para que te centres en el concepto.

• Más que en los detalles.

Una vez entiendas cómo funciona, podrás hacer tablas tan grandes como quieras.

Empecemos:

Imagina que estás empezando tu propio Negocio de Comercio online.

Tu primer Panel Kanban, el de la primera semana, se parecería algo a el de la imagen (por supuesto, esto es sólo un ejemplo; deberías incluir muchas más cosas).

La semana siguiente, podrías empezar a:

• Establecer los Diferentes Precios de los Productos.
• Diseñar la Campaña de Marketing.
• etc

Este enfoque sería infinitamente mejor que empezar sin ningún tipo de plan.

Ahora, tienes un Blog, y estás totalmente decidido a ganarte la vida con él.

• Como puedes ver en la imagen de arriba, ya has escrito 150 Publicaciones, y tienes 5.000 visitas mensuales.

Para monetizarlo, te marcas los siguientes Objetivos:

• Empezar a poner Anuncios en tu Web.
• Empezar a escribir un e-Book.
• Vender Productos complementarios relacionados con los Temas de los que hablas.

La próxima vez que actualices tus Tareas, es posible que empieces a:

• Empezar a escribir el e-book (sobre el Tema que hayas elegido).
• Ponerte de Objetivo 200 Publicaciones.
• Empezar a vender Productos Complementarios, etc.

Este último ejemplo muestra cómo podría usar un Programador el método Kanban para Organizar sus Tareas.

Como puedes apreciar, este Programador ficticio ha tenido en cuenta que debería Programar el Menú Principal, antes que el Lateral.

Otro punto interesante, no sólo en este ejemplo sino en todos los ejemplos mostrados, es que a veces, la Tarea más importante, es simplemente decidir qué hacer después:

• Antes de programar el Menú Lateral, deberías establecer cómo será.
• En el ejemplo previo, antes de escribir el e-book, el autor debería elegir el Tema adecuado.